Por Frank Flores, fundador de FamiliaLista · Actualizado el 3 de noviembre de 2026

Los papeles de tu negocio: lo que tu familia va a necesitar (Texas)

Si tienes un negocio, tu familia va a necesitar sus papeles la misma semana en que te pase algo: los papeles de formación, el EIN, los datos del banco y de la nómina, y el acuerdo que dice qué pasa con tu parte. Casi todos se pueden reponer, pero toma semanas. Júntalos hoy y anota dónde está cada uno.

Papeles de formación y nombre del negocio

Una LLC, una corporación o una sociedad limitada se forma con un certificado de formación (certificate of formation) presentado ante la Secretaría de Estado de Texas. Puedes pedir copias, y un certificado que muestra el estatus del negocio (certificate of fact), en línea por SOSPortal, por correo electrónico a [email protected] o por correo postal. La solicitud es la Forma 2102, y también existe en español (Forma 2102-S). Fuente: Texas Secretary of State, copies and certificates (en inglés).

Si el negocio usa un nombre distinto a su nombre legal (un nombre comercial, o DBA), también hay un certificado para eso. Una LLC o corporación lo presenta ante la Secretaría de Estado. Un dueño único que no es una entidad lo presenta ante el secretario del condado (county clerk) en cada condado donde tiene su local. Fuente: Tex. Bus. & Com. Code ch. 71 (assumed names) (en inglés).

Estatus del impuesto de franquicia

La búsqueda en línea del Contralor de Texas (Comptroller) muestra el estatus de la cuenta del impuesto de franquicia, es decir, si el negocio tiene derecho a operar en Texas. Los bancos y los compradores a veces lo piden, y puedes imprimir el resultado. El reporte anual vence el 15 de mayo; el negocio que queda en el límite sin impuesto o por debajo igual presenta su Public Information Report u Ownership Report. Para ayuda, llama al Contralor al 800-252-1381. Fuentes: Texas Comptroller, franchise tax account status (en inglés), Texas Comptroller, franchise tax (en inglés).

El EIN

El EIN es el número federal de impuestos del negocio. Si se perdió el papel, busca la confirmación del IRS que recibiste al solicitarlo, las declaraciones de impuestos pasadas y el banco u oficina donde usaste el número. El IRS también lo puede buscar: llama a la línea de impuestos para negocios (Business & Specialty Tax Line) al 800-829-4933, de lunes a viernes, de 7 a.m. a 7 p.m. hora local. Quien llama debe estar autorizado para recibir el número. Fuente: Taxpayer Advocate Service (IRS), getting an EIN (en inglés).

Qué pasa con tu parte de una LLC

Según la ley de Texas, cuando fallece un socio de una LLC, el cónyuge y los herederos quedan como cesionarios (assignees) de su parte. Eso les da derecho a su parte de las ganancias y repartos, y a información razonable sobre la compañía. Se vuelven socios, con voz en la administración, solo si todos los demás socios lo aprueban. Un acuerdo de la compañía o un acuerdo de compraventa entre socios (buy-sell) puede planear esto con tiempo; la ley de Texas dice que no impide un acuerdo para comprar o vender la parte de un dueño al fallecer. Fuente: Tex. Bus. Orgs. Code §§101.109 and 101.1115 (en inglés).

Quién puede firmar en el banco

Si eres el único que firma, las cuentas y la nómina pueden pararse mientras estás en el hospital. Pregúntale a tu banco cómo agregar a otra persona autorizada para firmar. El poder notarial duradero de Texas también te deja darle a un apoderado facultades para asuntos bancarios y para operar el negocio, una línea cada una. Termina con tu fallecimiento; después, el albacea toma el control con las cartas de la corte. Fuentes: Tex. Estates Code §752.051 (statutory durable power of attorney) (en inglés) y nuestra guía sobre qué hace un albacea en Texas.

Empleados y nómina

Si el negocio cierra, los empleados reciben su último sueldo, y el negocio presenta una última Forma 941 (o 944) del trimestre del último pago, marcando la casilla de que cerró, y una última Forma 940. Cada empleado recibe su W-2 de ese año. Con la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas (TWC), cierra o actualiza la cuenta del impuesto de desempleo en Unemployment Tax Services, o manda una solicitud de contacto; el teléfono de TWC es 800-628-5115. Fuentes: IRS, closing a business (en inglés), Texas Workforce Commission, changes to the status of your business (en inglés).

Seguros y licencias

Anota cada póliza del negocio, el agente y el número de póliza: responsabilidad civil, propiedad, vehículos y cualquier seguro de vida de persona clave. En Texas, la mayoría de los patrones privados deciden si tienen seguro de compensación para trabajadores (workers' comp), así que anota si el tuyo lo tiene. Para licencias de oficios, la búsqueda de licencias de TDLR muestra el número y el estatus; las demás licencias las da la agencia o la ciudad que las emitió. Fuentes: Texas Department of Insurance, workers' compensation coverage (en inglés), TDLR, active license search (en inglés).

Las últimas declaraciones de impuestos

El negocio de un dueño único va en el Anexo C (Schedule C) con la última Forma 1040. Una sociedad presenta una última Forma 1065, y una corporación una última Forma 1120 o 1120-S, marcando la casilla de declaración final. Para cerrar la cuenta del negocio con el IRS, manda una carta con el EIN y el motivo; el IRS solo la puede cerrar cuando se presentaron todas las declaraciones y se pagaron los impuestos. Ve la última declaración de impuestos al fallecer. Fuente: IRS, closing a business (en inglés).

La lista

• [ ] Certificado de formación y sus cambios
• [ ] Certificado del nombre comercial (DBA)
• [ ] Acuerdo de la compañía, de la sociedad o de compraventa entre socios
• [ ] Confirmación del EIN del IRS
• [ ] Estatus del impuesto de franquicia y el último reporte
• [ ] Cuentas de banco y quién puede firmar en cada una
• [ ] Servicio de nómina, número de cuenta de TWC y lista de empleados
• [ ] Pólizas de seguro y el contacto del agente
• [ ] Licencias y permisos, con números y fechas de renovación
• [ ] Contratos de renta, préstamos y contratos principales
• [ ] Las declaraciones de impuestos del negocio de los últimos tres años

Preguntas frecuentes

Fuentes

• sos.state.tx.us/corp/copies.shtml
• statutes.capitol.texas.gov/Docs/BC/htm/BC.71.htm
• comptroller.texas.gov/taxes/franchise/coas-instructions.php
• comptroller.texas.gov/taxes/franchise/
• taxpayeradvocate.irs.gov/get-help/general/getting-an-ein
• statutes.capitol.texas.gov/Docs/BO/htm/BO.101.htm
• statutes.capitol.texas.gov/Docs/ES/htm/ES.752.htm
• irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/closing-a-business
• twc.texas.gov/changes-status-your-business
• tdi.texas.gov/wc/employer/coverage.html
• tdlr.texas.gov/LicenseSearch/

Información general, no es asesoría legal ni financiera. Las reglas cambian; revisa las fuentes oficiales de arriba o habla con un profesional con licencia sobre tu caso.

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